Contoh Tender dan Syarat Pengajuan Tender.

Proyek Pembangunan Konstruksi Jalan Paving yang Di Selenggarakan oleh Dinas Pemerintahan Surabaya.

TATA CARA PENDAFTARAN DAN PERSYARATAN.

     Pendaftaran dilakukan melalui portal internet . Pemilihan paket pekerjaan dan pengajuan penawaran dapat dilihat pada jadwal lelang yang ada di portal. Langkah – langkah yang ditempuh oleh calon penyedia barang/jasa adalah sebagai berikut :

• Bagi penyedia barang/jasa yang berminat untuk mengikuti paket-paket pekerjaan yang ditawarkan dengan metode pasca kualifikasi harus mengisi/ meng-update data kualifikasi perusahaannya melalui portal resmi e-procurement. Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Pengadaan ( sebagaimana format lampiran II formulir 1.a Keppres nomor 80 tahun 2003) di dapat dari print-out portal jika isian data kualifikasi telah lengkap diselesaikan oleh penyedia barang/jasa dan nilai penawaran sudah dimasukkan. Sedangkan untuk pekerjaan yang ditawarkan dengan metode prakualifikasi form tersebut dapat di print-out tanpa harus memasukkan nilai penawaran.

• Dalam rangka keamanan dan kerahasiaan data, penyedia barang/jasa segera merubah password yang dikirim melalui email perusahaan sesuai dengan keinginan Direktur Perusahaan sebagai penanggung jawab penuh kerahasiaan data perusahaan. Untuk keamanan nilai penawaran yang dimasukkan kedalam portal e-Procurement oleh penyedia barang/jasa akan di-enkripsi (diubah menjadi karakter sandi) secara otomatis oleh sistem informasi yang ada sehingga tidak bisa dibaca oleh siapapun kecuali penyedia barang/jasa yang bersangkutan. Data yang telah di-enkripsi tersebut akan terbuka dan dapat dibaca dengan sendirinya pada saat jadwal pembukaan sampul penawaran yang telah di-set oleh panitia pengadaan pada portal. Surat Pernyataan Minat untuk Mengikuti Pengadaan harus ditandatangani diatas materai dan merupakan bukti pendaftaran lelang yang akan disertakan bersama-sama dengan dokumen penawaran lainnya sebagaimana telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Termasuk dalam isi dokumen penawaran adalah form isian penilaian kualifikasi yang dicetak dari portal eproc dan di tandatangani diatas materai dengan diberi tanggal.

• Penyedia Barang/ Jasa dikatakan telah memasukkan penawaran secara sah bila telah memilih paket pekerjaan dan memasukkan angka penawaran melalui portal eprocurement dan menyerahkan penawaran secara dokumen cetak (Hard Copy) kepada panitia pengadaan.

• Nilai penawaran yang telah dimasukkan ke dalam portal eprocurement tidak dapat diubah lagi 1 jam sebelum saat/ waktu pembukaan sampul dilakukan. Dalam hal penawaran yang dimasukkan melalui portal e-Procurement Pemerintah Daerah tidak sama dengan penawaran yang tertulis dalam bentuk cetak (hardcopy) penawaran, maka penyedia barang/jasa dianggap tidak memenuhi persyaratan penawaran; (Peraturan Walikota Surabaya Nomor 63 Tahun 2010, tentang Pedoman Teknis Pelaksanaan Anggaran Belanja Langsung dan Pengadaan Barang Jasa, tentang Pedoman Pelaksanaan Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Daerah Dengan Sistem E-Procurement Bagian Keempat, Pasal 23 huruf b).

• Panitia pengadaan memilih salah satu hari antara hari ke 8 (delapan) sampai dengan ke 14 (empat belas) hari kerja sejak pengumuman untuk mengadakan Aanwijzing dengan cara menge-set hari, tanggal dan jam pada portal eproc menu satuan kerja. Selanjutnya jadwal waktu dapat diketahui oleh penyedia barang/jasa setelah login pada masing – masing info paket pekerjaan. Media e-procurement ini menyediakan media tanya jawab antara peserta dan panitia bagi calon peserta lelang yang tidak menghadiri acara Aanwijzing. Data tanya jawab ini secara otomatis akan terekam sebagai bagian/ lampiran dokumen Berita Acara Penjelasan Pekerjaan yang mana akan terkirim ke e-mail masing-masing calon peserta lelang paling lambat 2x24 jam sejak berakhirnya jadwal Aanwijzing. Berita Acara ini dapat diprint out oleh panitia pengadaan untuk ditandatangani sebagai kelengkapan dokumen lelang. Dalam hal terdapat penambahan ketentuan baru yang perlu ditampung, maka panitia pengadaan akan menuangkan kedalam addendum dokumen pemilihan barang/ jasa dan file tersebut harus di up load ke portal oleh panitia setelah ditandatangani sebagai kelengkapan dokumen.

• Penyedia barang/jasa yang berminat mengikuti lelang paling lambat harus memasukkan fisik dokumen cetak (hard copy) penawaran kepada Panitia Pengadaan 60 menit sebelum jadwal pembukaan sampul penawaran. Penyedia barang/jasa yang tidak tercantum dalam list peserta lelang yang dapat dilihat dan diprint dari portal setelah memasuki masa pembukaan sampul, fisik dokumen cetaknya akan ditolak sedangkan dokumen cetak yang terlambat dikembalikan.

• Pembukaan sampul penawaran dilakukan pada 14 (empat belas) hari kerja sejak pengumuman paket pekerjaan dilakukan. Waktu, tanggal dan tempat penerimaan dokumen penawaran (hard copy) dituliskan pada sampul dan dicatatkan ke portal resmi eProcurement oleh panitia pengadaan.

• Pada tahap awal evaluasi dengan sistem gugur, Panitia Pengadaan melakukan koreksi aritmatik (jika menggunakan koreksi aritmatik) terhadap semua penawaran yang masuk dan memasukkan hasil koreksi aritmatik ke portal e-procurement. Berdasarkan 10 urutan penawaran terendah (dapat merupakan hasil koreksi aritmetik sesuai Lampiran Keppres 80/2003), dilakukan evaluasi adiministrasi, teknis dan kewajaran harga. Cara evaluasi mengikuti ketentuan yang ada pada Bab II. A.1.f. Keppres dimaksud.

• Pada evaluasi dengan sistem nilai (merit point system), fisik dokumen penawaran (hard copy) disampaikan dengan 2 sampul / 2 tahap.
• Sehingga dokumen pengadaan terdiri dari:

• Dokumen penawaran administrasi & teknis
• Dokumen penawaran harga
• Dokumen kualifikasi dilengkapi pakta integritas dan surat pernyataan minat untuk mengikuti pengadaan.

• Kesemua dokumen dalam sampul masing-masing dimasukkan dalam satu sampul besar, kecuali pakta integritas dan surat pernyataan minat untuk mengikuti pengadaan tidak dimasukkan dalam sampul – sampul tersebut. Pakta integritas yang disampaikan peserta lelang harus sudah ditandatangani oleh direktur perusahaan yang selanjutnya ditandatangani oleh Pelaksana Kegiatan dan Panitia Lelang pada saat sampul dibuka. Sampul besar tersebut disampaikan kepada alamat panitia pengadaan. Sedangkan secara elektronik, penyedia barang/jasa memasukkan isian data penawaran (teknis dan harga) yang bersifat kuantitatif ke portal e-procurement. Selanjutnya data tersebut akan terhitung skor-nya oleh fasilitas skoring yang tersedia pada sistem informasi. Data penawaran yang sifatnya kualitatif akan dikonversikan menjadi nilai oleh panitia dan dimasukkan ke dalam portal untuk mendapatkan total nilai dari masing – masing penawar. Guna mengakomodasi sifat pekerjaan yang berbeda dari masing – masing Satuan Kerja, bobot masing – masing unsur penilaian diisi pada tiap – tiap paket pekerjaan oleh masing – masing panitia lelang. Informasi mengenai metode perhitungan skor ini harus dapat diketahui oleh penyedia barang/ jasa yang berminat pada RKS yang dapat didown-load dari portal resmi eProcurement saat pengumuman lelang. 

• Panitia pengadaan membuat Berita Acara Pembukaan Sampul penawaran dan memasukkan datanya ke portal e-procurement.

• Berdasarkan langkah yang dihasilkan pada huruf 5) dan 6), selanjutnya untuk evaluasi sistem gugur, penawaran dengan 3 urutan harga penawaran terendah responsif akan diajukan sebagai calon pemenang dan pemenang cadangan. Sedangkan untuk evaluasi sistem nilai, 3 urutan penawaran dengan total nilai evaluasi teknis dan harga tertinggi akan diajukan sebagai calon pemenang dan pemenang cadangan. Terhadap ketiga perusahaan ini akan dilakukan verifikasi terhadap semua data dan informasi kualifikasi yang ada di data base dengan meminta rekaman atau asli dokumen yang sah atau konfirmasi dengan instansi terkait.

• Pelaksanaan Pelelangan Umum/ Seleksi Umum dengan Prakualifikasi
Untuk pelaksanaan pelelangan umum dengan prakualifikasi / seleksi umum secara prinsip sama dengan dengan pasca kualifikasi tetapi penilaian kualifikasi dilakukan diawal dengan batasan waktu sesuai Lampiran Keppres nomor 80 tahun 2003 Bab I. D.